Pedoman Kelembagaan HIPJI

Ketentuan Kerja Sama Penyelenggaraan Program HIPJI

Pedoman pelaksanaan kegiatan antara Himpunan Penerbit Ilmiah Indonesia dan institusi mitra untuk mewujudkan kerja sama yang profesional, transparan, bertanggung jawab, dan saling memberikan manfaat.

Ketentuan ini menjadi pedoman pelaksanaan kegiatan antara Himpunan Penerbit Ilmiah Indonesia (HIPJI) dan institusi mitra. Kerja sama dilaksanakan secara profesional, transparan, saling mendukung, serta memberikan manfaat bagi kedua belah pihak dan peserta kegiatan.

01

Perencanaan Kegiatan

Setiap kegiatan harus direncanakan bersama oleh HIPJI dan institusi mitra. Rencana kegiatan sekurang-kurangnya memuat:

  • Nama dan tema kegiatan.
  • Bentuk kegiatan, seperti webinar, pelatihan, workshop, klinik, pendampingan, atau sertifikasi.
  • Hari, tanggal, dan waktu pelaksanaan.
  • Sasaran dan target jumlah peserta.
  • Nama narasumber.
  • Status kegiatan gratis atau berbayar.
  • Fasilitas yang diterima peserta.
  • PIC dari HIPJI dan institusi mitra.
Batas Waktu Penyampaian Rencana kegiatan disampaikan kepada HIPJI paling lambat 10 hari sebelum pelaksanaan.
02

Penanggung Jawab atau PIC

HIPJI dan institusi mitra masing-masing menunjuk minimal satu orang PIC. PIC bertanggung jawab atas:

  • Koordinasi jadwal dan narasumber.
  • Materi promosi.
  • Pendaftaran peserta.
  • Pengelolaan grup WhatsApp.
  • Persiapan Zoom Meeting.
  • Pelaksanaan kegiatan.
  • Komunikasi dengan peserta.
  • Evaluasi dan laporan kegiatan.

Nama dan nomor WhatsApp PIC harus dicantumkan dalam dokumen koordinasi kegiatan.

03

Identitas Kegiatan

Setiap kegiatan harus mencantumkan identitas HIPJI dan institusi mitra.

“Diselenggarakan oleh HIPJI bekerja sama dengan [Nama Institusi Mitra].”

Logo HIPJI dan logo institusi mitra dicantumkan secara proporsional pada poster, sertifikat, Zoom Meeting, dan materi publikasi lainnya. Penggunaan logo HIPJI di luar kegiatan kerja sama harus memperoleh persetujuan terlebih dahulu.

04

Publikasi dan Promosi

Materi promosi dibuat bersama atau disetujui oleh HIPJI sebelum dipublikasikan. Materi promosi minimal memuat:

  • Nama kegiatan.
  • Tema.
  • Jadwal.
  • Narasumber.
  • Sasaran peserta.
  • Fasilitas.
  • Biaya apabila kegiatan berbayar.
  • Tautan pendaftaran.
  • Logo HIPJI dan mitra.
  • Kontak panitia.

Publikasi dapat dilakukan melalui kanal HIPJI, kanal institusi mitra, media sosial, grup WhatsApp, dan jaringan lain yang disepakati.

Larangan Klaim Berlebihan

Mitra tidak diperbolehkan memberikan klaim seperti pasti lulus sertifikasi, pasti terakreditasi, pasti terindeks, pasti diterima jurnal, atau klaim lain yang berada di luar kewenangan penyelenggara.

Kanal Publikasi HIPJI

WA Channel WhatsApp HIPJI Informasi dan publikasi resmi HIPJI KG Komunitas HIPJI Jejaring komunikasi komunitas HIPJI IG Instagram HIPJI @hipji_indonesia WB Website HIPJI Berita dan informasi kegiatan HIPJI
05

Pendaftaran, Pengelolaan Data Peserta, dan Sanksi

Pendaftaran peserta dilakukan melalui formulir atau sistem yang disepakati bersama oleh para pihak. Data peserta yang dihimpun sekurang-kurangnya meliputi:

  • Nama lengkap.
  • Institusi.
  • Jabatan atau peran.
  • Alamat email.
  • Nomor WhatsApp.

Data peserta hanya dapat digunakan untuk keperluan administrasi, komunikasi, pelaksanaan, evaluasi, pelaporan kegiatan, serta penyampaian informasi mengenai program lanjutan yang telah disetujui oleh para pihak.

Data peserta tidak boleh dijual, dipindahtangankan, disebarluaskan, dimanfaatkan untuk kepentingan komersial di luar ruang lingkup kerja sama, atau diberikan kepada pihak lain tanpa persetujuan tertulis dari para pihak dan, apabila diperlukan, persetujuan dari pemilik data.

Setiap pihak wajib menjaga kerahasiaan, keamanan, keutuhan, dan keterbatasan akses terhadap data peserta. Akses hanya diberikan kepada personel yang memiliki tugas dan kewenangan terkait pelaksanaan kegiatan.

Apabila terjadi dugaan kehilangan, kebocoran, penyalahgunaan, atau akses data tanpa kewenangan, pihak yang mengetahui kejadian tersebut wajib segera memberitahukan kepada pihak lainnya dan melakukan langkah penanganan serta pencegahan yang diperlukan.

Ketentuan Sanksi Pengelolaan Data

Pihak yang terbukti melakukan pelanggaran dapat dikenai sanksi secara bertahap sesuai tingkat pelanggaran, dampak, dan hasil pemeriksaan bersama, berupa:

  1. Teguran tertulis dan kewajiban menghentikan penggunaan data yang tidak sesuai tujuan kerja sama.
  2. Kewajiban menghapus, mengembalikan, atau memusnahkan data yang diperoleh atau digunakan tanpa kewenangan.
  3. Kewajiban melakukan perbaikan sistem, pembatasan akses, pemulihan keamanan, dan langkah mitigasi lainnya.
  4. Pembatasan atau penghentian sementara keterlibatan pihak yang melanggar dalam kegiatan dan program kerja sama.
  5. Penghentian kerja sama apabila pelanggaran bersifat berat, berulang, disengaja, atau menimbulkan kerugian.
  6. Kewajiban memberikan klarifikasi dan pemberitahuan kepada pihak yang terdampak.
  7. Kewajiban mengganti kerugian nyata yang dapat dibuktikan dan timbul secara langsung akibat kelalaian atau kesengajaan.
  8. Tindakan lebih lanjut sesuai perjanjian kerja sama dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Pengenaan sanksi dilakukan setelah pihak yang diduga melakukan pelanggaran diberikan kesempatan menyampaikan penjelasan atau klarifikasi.

Dalam kondisi mendesak yang berpotensi menimbulkan kerugian lebih luas, akses terhadap data dan kegiatan pemrosesan data dapat segera dibatasi atau dihentikan sementara sebelum pemeriksaan diselesaikan.

06

Grup WhatsApp Peserta

Setiap kegiatan harus menggunakan grup WhatsApp yang terafiliasi dengan komunitas HIPJI.

Komunitas HIPJI | Nama Program | Batch

Ketentuan Grup WhatsApp

  • Admin grup terdiri atas perwakilan HIPJI dan institusi mitra.
  • HIPJI tetap menjadi administrator grup.
  • Grup digunakan untuk informasi kegiatan, materi, diskusi, dan program lanjutan.
  • Mitra tidak diperbolehkan mengubah nama, deskripsi, atau admin grup tanpa persetujuan HIPJI.
  • Promosi produk atau layanan harus relevan dengan program dan dikoordinasikan dengan HIPJI.
  • Mitra tidak diperbolehkan menghubungi peserta secara pribadi untuk promosi tanpa persetujuan peserta.
  • Grup tetap menjadi bagian dari komunitas HIPJI setelah kegiatan selesai.
07

Pelaksanaan Zoom Meeting

Kegiatan daring dapat menggunakan akun Zoom HIPJI atau institusi mitra sesuai kesepakatan. Persiapan Zoom meliputi:

  • Penetapan host dan co-host.
  • Penunjukan moderator.
  • Penunjukan operator teknis.
  • Pengaturan waiting room.
  • Pembatasan fitur share screen.
  • Pencatatan kehadiran peserta.
  • Perekaman kegiatan apabila diperlukan.
  • Penggunaan latar belakang atau tampilan identitas HIPJI dan mitra.

Uji teknis dilakukan sebelum kegiatan untuk memastikan jaringan, suara, materi presentasi, dan perangkat narasumber berfungsi dengan baik.

Keamanan Tautan Kegiatan Tautan Zoom tidak boleh disebarkan secara terbuka di luar peserta yang telah mendaftar.
08

Narasumber dan Materi

Institusi mitra bertanggung jawab menyediakan narasumber yang kompeten sesuai bidang kegiatan. Materi harus:

  • Sesuai dengan tema.
  • Akurat dan dapat dipertanggungjawabkan.
  • Tidak melanggar hak cipta.
  • Tidak mengandung informasi yang menyesatkan.
  • Tidak mengajarkan pelanggaran etika publikasi atau integritas akademik.
  • Tidak didominasi promosi produk atau jasa.

Materi disampaikan kepada panitia sebelum kegiatan untuk diperiksa dan dipersiapkan.

09

Sertifikat dan Fasilitas Peserta

Sertifikat dapat diterbitkan bersama oleh HIPJI dan institusi mitra sesuai kesepakatan. Sertifikat harus memuat:

  • Nama peserta.
  • Nama kegiatan.
  • Tanggal pelaksanaan.
  • Logo HIPJI dan mitra.
  • Tanda tangan pihak yang berwenang.
  • Nomor sertifikat apabila diperlukan.

Penggunaan Istilah Sertifikat Kompetensi

Sertifikat webinar atau pelatihan tidak boleh disebut sebagai sertifikat kompetensi apabila peserta tidak mengikuti proses sertifikasi kompetensi.

Fasilitas peserta dapat berupa materi, e-sertifikat, rekaman, modul, template, konsultasi awal, atau fasilitas lain yang disepakati.

10

Kegiatan Gratis dan Berbayar

Status kegiatan harus ditentukan sejak awal oleh HIPJI dan institusi mitra.

Kegiatan Gratis

  • HIPJI dapat membantu promosi, komunitas, moderator, dan pengelolaan peserta.
  • Mitra menyediakan narasumber, materi, dan dukungan teknis.
  • Mitra dapat memperkenalkan layanan lanjutan secara wajar dan tidak memaksa.

Kegiatan Berbayar

  • Harga peserta.
  • Target jumlah peserta.
  • Biaya pelaksanaan.
  • Pembagian pendapatan.
  • Pajak.
  • Mekanisme pembayaran.
  • Kebijakan pembatalan dan pengembalian biaya.

Pembagian pendapatan ditetapkan berdasarkan kontribusi masing-masing pihak dan dituangkan dalam lembar kesepakatan kegiatan.

11

Layanan Lanjutan

Peserta yang membutuhkan layanan lanjutan dapat diarahkan kepada institusi mitra sesuai bidangnya. Penawaran layanan harus menjelaskan:

  • Ruang lingkup pekerjaan.
  • Biaya.
  • Jadwal pelaksanaan.
  • Hasil yang akan diterima.
  • Batas tanggung jawab masing-masing pihak.

Apabila peserta berasal dari kanal atau komunitas HIPJI, mekanisme referral atau pembagian manfaat ditetapkan melalui kesepakatan bersama.

Prinsip Sukarela Peserta tidak boleh dipaksa membeli layanan tertentu.
12

Dokumentasi

HIPJI dan institusi mitra dapat menggunakan dokumentasi kegiatan untuk:

  • Laporan.
  • Media sosial.
  • Publikasi.
  • Portofolio.
  • Promosi kegiatan berikutnya.

Dokumentasi harus tetap menjaga privasi dan kenyamanan peserta. Rekaman kegiatan tidak boleh dijual atau disebarkan kepada pihak lain tanpa persetujuan kedua belah pihak.

13

Laporan dan Evaluasi

Institusi mitra bersama PIC HIPJI menyusun laporan kegiatan paling lambat tujuh hari setelah pelaksanaan.

Laporan minimal memuat:

  • Jumlah pendaftar.
  • Jumlah peserta hadir.
  • Dokumentasi.
  • Hasil evaluasi peserta.
  • Kendala pelaksanaan.
  • Rencana tindak lanjut.
  • Laporan keuangan apabila kegiatan berbayar.

Evaluasi kerja sama dapat dilakukan setiap tiga bulan berdasarkan jumlah kegiatan, jumlah peserta, kepuasan peserta, kualitas pelaksanaan, dan manfaat yang diterima kedua pihak.

14

Etika Kerja Sama

Institusi mitra wajib menjaga nama baik HIPJI, melaksanakan kegiatan secara profesional, transparan, bertanggung jawab, serta mematuhi prinsip etika publikasi dan integritas akademik.

Dalam pelaksanaan kerja sama, mitra tidak diperbolehkan:

  1. Menyalahgunakan logo, nama, identitas, atau atribut HIPJI untuk kepentingan di luar ruang lingkup kerja sama.
  2. Menggunakan, menyebarluaskan, memindahtangankan, atau memanfaatkan data peserta tanpa izin.
  3. Memberikan informasi, klaim, atau janji yang tidak benar, berlebihan, atau menyesatkan.
  4. Melakukan promosi yang berlebihan, tidak proporsional, atau berpotensi merugikan nama baik HIPJI.
  5. Menjamin hasil akreditasi, sertifikasi, indeksasi, penerimaan artikel, penerbitan buku, atau hasil lain yang berada di luar kewenangan mitra.
  6. Melakukan kegiatan yang bertentangan dengan etika publikasi dan integritas akademik, termasuk plagiarisme, fabrikasi atau falsifikasi data, manipulasi sitasi, peer review palsu, konflik kepentingan yang tidak diungkapkan, penyalahgunaan identitas, pemalsuan dokumen, dan praktik penerbitan predator.

Ketentuan Sanksi Etika Kerja Sama

Apabila mitra terbukti melanggar ketentuan etika kerja sama, HIPJI dapat mengenakan sanksi sesuai tingkat pelanggaran, dampak yang ditimbulkan, serta hasil evaluasi atau pemeriksaan, berupa:

  1. Teguran lisan atau tertulis.
  2. Kewajiban memberikan klarifikasi, melakukan koreksi, menarik informasi yang menyesatkan, atau menghentikan kegiatan yang melanggar.
  3. Kewajiban memulihkan nama baik HIPJI dan pihak yang dirugikan.
  4. Pembatasan sementara penggunaan logo, nama, dan atribut HIPJI.
  5. Penangguhan kegiatan atau program kerja sama.
  6. Pencabutan status sebagai mitra kerja sama HIPJI.
  7. Penghapusan profil mitra dari website, direktori, dan kanal resmi HIPJI.
  8. Kewajiban mengganti kerugian nyata yang dapat dibuktikan dan timbul akibat pelanggaran.
  9. Pelaporan kepada institusi asal, organisasi profesi, lembaga sertifikasi, penerbit, pengelola indeksasi, atau pihak berwenang lainnya.
  10. Tindakan hukum sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Pelanggaran terhadap etika publikasi dan integritas akademik dikategorikan sebagai pelanggaran berat apabila dilakukan dengan sengaja, berulang, terorganisasi, menimbulkan kerugian, atau merusak kredibilitas HIPJI dan ekosistem penerbitan ilmiah.

Atas pelanggaran berat tersebut, HIPJI dapat langsung menangguhkan atau mengakhiri kerja sama setelah memberikan kesempatan kepada mitra untuk menyampaikan klarifikasi, kecuali dalam keadaan mendesak yang memerlukan penghentian segera.

15

Perubahan dan Pembatalan

Perubahan jadwal harus segera dikoordinasikan dengan HIPJI. Apabila narasumber berhalangan, mitra wajib menyediakan pengganti yang memiliki kompetensi setara.

Untuk kegiatan berbayar yang dibatalkan, peserta dapat memperoleh pengembalian biaya atau dipindahkan ke jadwal berikutnya sesuai kesepakatan.

16

Penutup

Ketentuan ini menjadi pedoman umum penyelenggaraan program antara HIPJI dan institusi mitra. Hal teknis seperti tema, jadwal, narasumber, biaya, pembagian pendapatan, fasilitas peserta, serta target kegiatan ditetapkan dalam lembar kesepakatan untuk setiap kegiatan.

Dengan mengikuti ketentuan ini, HIPJI dan institusi mitra berkomitmen membangun kerja sama yang profesional, berkelanjutan, bertanggung jawab, dan saling menguntungkan.

+

Ketentuan dan Informasi Lainnya

Media Sosial dan Kanal HIPJI

WA Channel WhatsApp Kanal informasi resmi HIPJI KG Komunitas HIPJI Grup komunitas penerbit ilmiah IG Instagram HIPJI @hipji_indonesia WB Website HIPJI Berita dan publikasi organisasi

Unduh Logo HIPJI

L1 Logo HIPJI — Versi 1 Unduh melalui Google Drive L2 Logo HIPJI — Versi 2 Unduh melalui Google Drive

Kolaborasi Profesional untuk Ekosistem Penerbitan Ilmiah

HIPJI mendorong setiap institusi mitra untuk melaksanakan program secara profesional, transparan, menjaga integritas akademik, serta memberikan manfaat nyata bagi peserta dan pengembangan penerbitan ilmiah Indonesia.

Dibuat tanggal 7 Juli 2026. Dokumen kelembagaan Himpunan Penerbit Ilmiah Indonesia